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Welche Projekte braucht der „Neustart" Ihres Unternehmens?

Unternehmen und Organisationen stellen sich auf die „neue Normalität“ in Covid-19 Zeiten ein. Alte Projekte werden eingestampft und neue initiiert. Projekt Portfolio Management hilft die richtigen Maßnahmen auszuwählen, die Umsetzung abzusichern und Fehlentwicklungen früh entgegenzuwirken.

Die Kernaussagen in Kürze:

  • nur Unternehmen, die sich mit gezielten Maßnahmen auf die „neue Normalität“ anpassen und agil auf Veränderungen reagieren werden erfolgreich aus der Krise kommen

  • Projekt Portfolio Management ist ein sicheres Steuerungsinstrument in Zeiten des Wandels, das weder kostenintensiv noch schwierig umzusetzen ist

  • mit der passenden PPM Software sind Unternehmensentscheider leicht in der Lage, Unternehmensziele und Projekte aufeinander abzustimmen und fortwährend auf das Gesamtergebnis zu optimieren


Warum ist das richtige Projekt Portfolio beim „Neustart“ wichtig?


Ein aktuell gängiges Bild im Deutschen Mittelstand: schwächelnde Auftragslage, unzuverlässige Lieferketten, die Mitarbeiter in Kurzarbeit aus dem Home Office und die Unternehmensleitung im Krisenbewältigungsmodus. Die Rahmenbedingungen ändern täglich und so verlangt die so viel zitierte „Fahrt nach Sicht“ nach täglicher Neubewertungen der Handlungsoptionen.


In solchen Zeiten der Unsicherheit und des Wandels kommt es auf Agilität an – gut informierte Entscheidungen, schnelles und entschiedenes Handeln sowie regelmäßiges, faktenbasiertes Abgleichen von Zielen und Ergebnissen. Dies gilt umso mehr für organisationsumspannende Projekte, die strategische Unternehmensziele verfolgen und auf gemeinsame Ressourcen – sei es Personal, Produktionskapazitäten, Logistikketten, Budgetmitteln oder externe Geschäftspartner - angewiesen sind. Hierbei sind ein scharfer Fokus, effizienter Ressourceneinsatz und Ergebnistransparenz gefragt.


Professionell praktiziertes Projekt Portfolio Management (PPM) mobilisiert die Schlagkraft einer Organisation mit genau dieser Zielsetzung. Es etabliert die Prozesse und die Plattform zur aktiven Steuerung unternehmenswichtiger Projektvorhaben einerseits und – mindestens genauso wichtig - hilft dabei, den Wertbeitrag eines jeden Projektes zur Erreichung der Unternehmensziele in den Mittelpunkt zu rücken. Letzteres ist nicht allein eine entscheidende Steuerungsgröße für die Unternehmensleitung, sondern fördert maßgeblich die Motivation der Projektteams bei Erreichung ihrer Ziele.


Aufgaben des PPM


PPM ist die „Schaltzentrale“ aller Projekte, die für die Erreichung der Unternehmensziele von besonderer Bedeutung sind. Im PPM werden diese Projekte mit Blick auf Unternehmensbeitrag, Priorität, Mittelverwendung, Zeitplanung und Risikoprofil bewertet, geplant, überwacht und bei Bedarf angepasst, um das Gesamtergebnis für das Unternehmen zu maximieren.


Fragen, auf die ein etabliertes PPM eindeutige Antworten bietet, sind unter anderem:


  • Führen wir die richtigen Projekte aus, um unsere Unternehmensziele zu erreichen?

  • Wie zahlen die Projekte auf die Unternehmensziele ein? Welchen Wertbeitrag haben diese?

  • Kennen wir den Stand der einzelnen Projekte mit Blick auf Fortschritt, Budget, Terminlage und Risikoprofil?

  • Welche Ressourcen- und Interessenskonflikte müssen aufgelöst werden, um prioritäre Vorhaben nicht zu gefährden oder abzusichern?

  • Welche Projekte sind betroffen, wenn Umschichtung von Ressourcen oder Terminänderungen notwendig sind oder neue Projekte initiiert werden?

  • Welchen Folgen haben Entscheidungen auf Projekte – Risiken, Chancen, Synergien?


Im Rahmen eines einheitlichen Vorgehens (PPM Stage-Gate-Prozess) und aufgrund der im PPM definierten KPIs sind Sponsoren, Linienverantwortliche und Projektleiter in der Lage, die im Portfolio enthaltenen Projekte kontinuierlich auf das bestmögliche Gesamtergebnis für das Unternehmen neu auszurichten.


Die wichtigsten Vorteile die sich mit Projekt Portfolio Management erzielen lassen in Kürze:


  • Steigerung des Unternehmenserfolgs durch Steuerung von Projektinvestitionen anhand ihres Beitrages zur Erreichung übergreifender Unternehmensziele

  • bessere Entscheidungsqualität durch transparente, zeitnahe und qualifizierte Information zu den wichtigsten Kenngrößen im PPM geführter Projekte

  • höhere Agilität da durch Planspiele und Vergleich verschiedener Handlungsszenarien Organisationen sich schneller und sicherer auf veränderte Rahmenbedingungen ausrichten

  • sicherere Umsetzung der unternehmenswichtigsten Projekte durch rechtzeitige Identifikation und Management von Fehlentwicklungen, Abhängigkeiten, Ressourcenkonflikten und übergreifenden Risiken


Besonders vorteilhaft kann sich PPM für den offenen Umgang und die Auflösung von Interessenskonflikten innerhalb großer Organisationen auswirken. Oftmals werden solche Konflikte verschleppt, als „Schattenboxen-Theater“ oder gar als „innerbetriebliche Vertretungskriege“ ausgefochten. Klar definierte Projektziele, sachorientierte Abwägungen und transparente Entscheidungswege gehören zur professionellen Ausführung eines PPM. Somit sichert PPM nicht nur die Ausrichtung der Organisation auf ihre Ziele, sondern trägt zugleich zur Stärkung einer offenen Führungs- und Umgangskultur bei.


PPM im deutschen Mittelstand


Kann PPM für Organisationen ohne professionell etabliertes Projektmanagement sinnvoll sein? Diese Frage stellen sich insbesondere mittelständische Unternehmen, die im Zuge ihres Wachstums mit der Ausbildung ihrer internen Projektmanagement-Kader nicht ausreichend nachgekommen sind.


PPM und Projektmanagement sind die zwei Steuerungsebenen im Umgang mit Projektvorhaben:


  • die strategische Ebene, bei der es um die Auswahl, Priorisierung, Mittelausstattung und fortwährende Ausbalancierung des Projektportfolios geht

  • die operative Ebene, bei der es um die erfolgreiche Umsetzung der Projekte geht


Idealerweise greifen beide Ebenen ineinander - sowohl was die Prozesse als auch die technisch-organisatorische Umsetzung betrifft (mehr dazu weiter unten „PPM Tools“).


Abb. 1: Aufgaben des Projekt Portfolio Managements


Trotzdem hat PPM auch in Organisationen ohne gereifter Projektmanagementkultur einen hohen Nutzen. Denn gerade dort ist das Risiko weniger objektivierbarer Entscheidungsprozesse vorhanden. Da es bei unternehmensweiten Projekten um strategische Vorhaben unter hohem Mitteleinsatz und Erfolgsdruck geht, muss eine möglichst verlässliche und qualifizierte Bewertung zu Unternehmensbeitrag, Priorität, Ressourcenausstattung, Einbettung in die Organisation und Auswirkung auf andere Vorhaben vorgenommen werden. Das ermöglicht die Projektsteuerung anhand klarer und realistischer Ziele, reduziert vermeidbare Risiken und erhöht die Akzeptanz innerhalb der Organisation.


Das bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen gleichermaßen von PPM profitieren wird. Der Einsatz von PPM ist besonders für die Unternehmen von Nutzen, die Projektvorhaben gewisser Komplexität und Größenordnung umsetzen: M&A Transaktionen, Einstieg in neue Geschäftsfelder, Standortexpansionen, Restrukturierungen, Prozessvereinheitlichungen, Digitalisierungs-Maßnahmen, Produktentwicklungen und IT-Programme sind einige Vorhaben mit Projektcharakter. Da es wohl kaum ein Mittelstandunternehmen gibt, dass jährlich nicht mindestens ein gutes Dutzend an Projekten umsetzt, stellt sich eher die Frage nach der Verhältnismäßigkeit von Aufwand und Nutzen im konkreten Kontext.


Aufwand und Kosten des PPM


Womit wir bei den Kosten zu Einführung und Aufrechterhaltung eines PPM sind. Natürlich gibt es dazu – wie auch bei der Frage nach den quantitativen Vorteilen im Einzelfall - keine pauschale Antwort. Die zwei Orientierungsgrößen bei der Bemessung der zu erwartenden Aufwände sind:


  • Umfang der Umsetzung Eins ist klar: je tiefer das PPM in eine Organisation greift, desto höher sind die damit verbundenen Aufwände. Aber die zu erwartenden Gewinne an Transparenz, gut informierten Entscheidungen, vorausschauendem Handeln und Organisationseffizienz steigen ebenfalls. Daher sollte sich der Anspruch an die Umsetzungstiefe stets an den erwarteten Vorteilen orientieren.

  • Reifegrad des vorhandenen Projekt- und Projekt Portfolio Managements Natürlich macht es einen großen Unterschied, ob ein Unternehmen bereits etablierte Steuerungsprozesse seiner Projekte lebt oder nicht, ob diese mithilfe von Folien, Tabellen oder in einem geeigneten IT-Tool geführt werden, und mehr. Daher gilt es als erstes den Reifegrad der Organisation im Umgang mit PPM und Projektmanagement zu bewerten, bevor eine realistische Schätzung der Aufwände vorgenommen werden kann.

Ungeachtet der Tatsache, dass jede Organisation eigene Voraussetzungen sowie Vorstellungen bei der Umsetzung von PPM hat, empfiehlt sich ein pragmatischer Ansatz in Anlehnung an das Paretoprinzip „80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwandes erreichen“. So können bereits bemerkenswerte Effekte eintreten, in dem ein PPM Prozessvorgehen abgestimmt, eine geeignete PPM-Software eingeführt, und Projektsponsoren sowie Projektleiter diese anzuwenden beginnen.


Letzteres ist zwar mit Kosten und Aufwand verbunden, allerdings wiegen die Vorteile einer effektiven und zeitnahen Steuerung der Unternehmensprojekte diese schnell auf. Und sollte dem Unternehmen nötiges Wissen oder Erfahrung mit PPM fehlen, kann kurzfristig auf externe Hilfe zurückgegriffen werden.


PPM Software als entscheidender Erfolgsfaktor


Dabei fällt der PPM-Software eine bedeutsame Rolle zu. Richtig angewandt bringen viele PPM Tools eine gute Mischung aus vordefiniertem PPM Prozessgerüst, stimmiger Nutzerfreundlichkeit und hoher Anpassungsfähigkeit mit sich. So können bewährte Prozessmodelle, Projekt-KPIs, Dashboard, Cockpits und Berichtswesen direkt im Unternehmen zur Anwendung geführt, aber auch flexibel an besondere Erfordernisse der jeweiligen Organisation angepasst werden.


Die Auswahl aus der inzwischen mehr als 600 PPM-Tools zählende Schar an Lösungen von A wie „Acuity“ bis Z wie „zO Gravity“ ist zwar anspruchsvoll, verlangt jedoch nicht nach einem monatelangen Detailvergleich. Hier zählen Marktkenntnis, Erfahrung und Gespür für die wesentlichen Anforderungen des Unternehmens, die sich aus dem angestrebten Umsetzungsumfang, dem Reifegrad der Organisation und dem Budgetrahmen ergeben.


Ist die PPM Software ausgesucht birgt die Umsetzung für gewöhnlich keine großen Überraschungen. In diesem Schritt gilt es die unternehmenseigene Begriffswelt und das PPM Prozessmodell aufeinander abzustimmen, die Schlüsselpersonen mit dem Tool vertraut zu machen und möglichst bald die Arbeit mit realen Projektdaten zu beginnen. Mit fortschreitender Erkenntnis über die Möglichkeiten der PPM Software konkretisieren sich die Einsatzfelder, die für Unternehmensleitung und Projektmanagement von besonderer Bedeutung sind. In dieser Phase macht sich die Flexibilität and Anpassungsfähigkeit mancher Tools besonders bezahlt.


Damit ist nicht gemeint, dass es sich bei PPM vorrangig um ein IT-Vorhaben handelt. Mit Sicherheit nicht. PPM ist und bleibt eine Disziplin der Unternehmensführung. Zugleich darf nicht verkannt werden, welche immensen Erleichterungen geeignete PPM-Tools einer Organisation verschaffen.


Führungskultur und Management Buy-in


Apropos Unternehmensführung. Grundvoraussetzung für eine gewinnbringende PPM Praxis ist eine Unternehmenskultur, die Transparenz, objektivierbare Entscheidungsprozesse und einen reifen Umgang mit Fehlentwicklungen pflegt. Einer der frühen Vorteile bei der Einführung von PPM ist zum Beispiel die Identifikation der „toten Pferde, die weiter geritten werden“. Diese werden oftmals aus Unwissenheit, aus Kalkül oder aus mangelnder Entscheidungsfreude der Beteiligten trotz ihrer geisterhaften Existenz nicht abgebrochen. Der konstruktive Umgang mit Projekten, die Ihre Ziele sichtlich verfehlen fällt manchem Projektsponsor schwer, Unternehmensressourcen werden verschwendet, Projektteams verschlissen. Da hilft es, wenn die rechtzeitige Erkenntnis über Fehlentwicklungen oder sich ändernde Rahmenbedingungen einen agilen, unternehmerischen Umgang mit den betroffenen Projekten ermöglicht.


Auch für PPM gilt, was für alle Instrumente der Unternehmensführung zutrifft – es bedarf der entsprechenden Überzeugung, die von der Unternehmensspitze vorgelebt wird. PPM muss als die Schaltzentrale unternehmenswichtiger Projekte verstanden, in die regulären Managementprozesse integriert und nachhaltig gelebt werden. Sobald Aussagen wie „administrativer Aufwand, der unsere Mitarbeiter vom Kerngeschäft abhält“ oder „IT eben - Garbage In, Garbage Out“ aufkommen, ist Vorsicht geboten und sollten geeignete Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.


PPM und der Neustart in eine veränderte Normalität


Warum aber eine PPM Einführung gerade in Covid-19 Zeiten wagen, wo unsere wirtschaftliche Zukunft von besonderer Unsicherheit gezeichnet ist, Unternehmen ums Überleben kämpfen und jeder Euro gespart werden muss?


Zum einen, weil sich in dieser Zeit jedes Unternehmen die Frage nach der künftigen Ausrichtung stellt, Optionen bewertet und vergleicht, Handlungsfelder bestimmt und Maßnahmen ergreift. PPM hilft Projekte zu konkreten Unternehmenszielen zuzuordnen, eine durchdachte Wirtschaftlichkeitsrechnung aufzustellen, Abhängigkeiten zu anderen Vorhaben zu erfassen, Ressourcen und Personal realistisch einzuplanen und fortwährend zu steuern. Damit schafft PPM das Fundament für gut informierte Entscheidungen auf der Unternehmensspitze.


Zum anderen, weil abrupte Veränderungen – ein zweiter Lockdown, ein in Insolvenz geratener Geschäftspartner, eine Reorganisation oder Unternehmensübernahme u.v.m.- mit vorhandenem PPM besser begegnet werden können. Geschäftsszenarien, deren Erfolg von der Umsetzung kritischer Projekte abhängig ist, können recht einfach simuliert und Alternativen abgeglichen werden. Das schafft hohe planerische Agilität, schärft den Blick für die wesentlichen Abhängigkeiten im Unternehmen und reduziert das Risiko von Fehlplanungen.


Und nicht zuletzt, weil die Arbeit aus dem Home Office überall wo irgend möglich bereits Einzug gehalten hat und der digitale Arbeitsplatz endgültig zur Normalität gehört. Da hilft es, wenn man mit wenigen Maus-Klicks und in Echtzeit sowohl in der Chefetage als auch im Projektteam den Zustand der unternehmenskritischen Projekte vor Augen hat. Denn Bilder sagen mehr als tausend Worte.

Projekt Portfolio Management fuer den Ne

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